Architektur und Bauwesen

Vertriebs- und Investitionsplanung

Anders als bei den Wettbewerbs-Systemen ist in Synapcus zusätzlich zum Projektmanagement auch die Akquise-Phase integriert. Ob Wettbewerbe oder Verkaufschancen, diese Kosten dürfen auf keinen Fall verloren gehen. Durch die einheitliche Betrachtung des Projektes von der Entstehung bis zur Archivierung, bekommen Sie als Geschäftsführer einen präzisen Überblick über den Preis und die Effektivität aller Arbeitspakete, an denen Ihr Unternehmen beteiligt ist. Außerdem können Sie sehen, wie viel Prozent Ihrer Verkaufschancen tatsächlich zum Projekt werden, aus welchem Grund Projekte gewonnen oder verloren werden, als auch wer von Ihrem Verkaufsteam die beste Akquise führt.

Durch die Synapcus Aqkuise-Module (CRM-System) erkennen Sie neue Kundensegmente und Opportunitäten.

Diese Quantität vs. Qualität Analyse der Beziehungen unterstütz die Strategische Entscheidungen des Unternehmen. Damit erhöhen Sie Ihre Chance, dass Ihre Angebote zum Auftrag werden.

Dokumentenmanagement

Das Enterprise Content Management System Synapcus:DOX ist in allen Prozessen von Synapcus^® einsetzbar, bei denen Dokumente abgelegt und mit anderen Beteiligten geteilt werden. Das Modul unterliegt einer Rechtestruktur, die erlaubt, Dokumente gezielt für diverse Personengruppen einzustellen bzw. freizugeben. Der Zugriff auf Dokumente wird protokolliert, sodass es immer ersichtlich ist, wer welche Informationen bekommen hat und zu welchem Zeitpunkt diese gelesen wurden.

• Webplattform für Multiupload und Dokumentenaustausch
• Kodierung von Pläne, CAD-Dateien
• Ordnererstellung und Datei-Previewer
• Berechtigung und Versionierung von Dokumenten
• Projektteilehmer per E-Mail über neue Uploads im Synapcus benachtigen
• Hierarchische Darstellung der Dokumenten pro Projekt, Module, Kostenstelle, Organisation oder unternehmensweit
• Scan-To-Cloud Funktionalität (mittels uniFLOW-Schnittstelle)
• Hoheit über Ihre Daten (anders als in public Clouds wie DropBox, GoogleDrive usw.)

Videolink: Multi-Upload von Dokumenten in Synapcus

E-Mail Management

Die alt-bekannte Emailkommunikation sorgt für eine schlechte Projektkommunikation, Email-Server sind als langfristige Repositories von Projektdaten schlicht und einfach nicht geeignet. Welcher Mitarbeiter hat eine wichtige Email erhalten, wer hat diese wann beantwortet, wo wurde diese Email gespeichert? All diese Fragen sind schwer zu beantworten ohne ein Archivsystem, umso mehr in Krisensituationen.

Das Synapcus EMail-Archivmodul ermöglicht die einmalige Speicherung einer Email unter zugehörigem Projekt zu. Dies ermöglicht dem gesamten Projekt-Team Zugriff auf wichtige Informationen, vermeidet eine doppelte Ablage und duch moderne Suchmechanismen sind diese Informationen immer leicht zu finden.

Angebote nach HOAI

Speziell für Architekten und Ingenieure bietet das  Synapcus^®:PM Modul die Möglichkeit Projekte nach  HOAI-Tarifen anzulegen und die Einstufung nach den gewünschten Leistungsphasen einzustellen. Ein integriertes Berechnungsmodul für die Interpolation, unterstützt den Architekt während der Angebotserstellung in Synapcus^® bei der Ermittlung der Honorarzone. Abhängig von der Gewichtung der Bewertungspunkte zeigt Synapcus^® die Tabellenwerte, sodass ganz bequem der Kalkulationssatz ausgewählt werden kann. In wenigen Schritten können die gewünschten Leistungsphasen ausgewählt und an den Kunden angeboten werden. Standardmäßig bezieht sich das System an die gesetzlichen HOAI Prozentsätze für die entsprechenden Leistungsphasen. Aber diese können natürlich auch individuell verändert werden, um den Kunden ein idealen Angebot unterbreiten zu können.

Der mit Synapcus^® unterstützte Angebotsprozess wird in unserem Video, abrufbar über dem unteren Link, genauer vorgestellt.

Videolink: Angebotserstellung nach HOAI Tarif

Kostenplanung und Wirtschaftlichkeitsanalyse (ROI)

Das Synapcus^®:PM Modul unterstützt Architekten und Ingenieure bei der Planung und Koordinierung der personellen und materiellen Ressourcen in der gesamten Laufzeit des Projekts durch den Einsatz moderner Management-Techniken (integrierte Projektteams, agiles Projekt Management), um die vorgegebenen Ziele wie Umfang, Kosten, Zeit, Qualität und Beteiligten-Zufriedenheit zu erreichen.

Projektsteuerung und -controlling

Professionelles Projektmanagement und Controlling wird für Architekten und Architekturbüros immer wichtiger. Neben einfachen Möglichkeiten für das schnelle Erfassen von Protokollen oder für die bequeme Zeiterfassung (via Webbrowser oder Smartphone-App) spielt auch das Controlling-Modul, das speziell auf die Bedürfnisse von Architekturbüros ausgerichtet ist eine sehr große Rolle. Diese Module bieten optisch ansprechende Oberflächen (Ampelsignalisierung), die man gerne täglich nutzt. So wird eine übersichtliche Projekt- und Unternehmenssteuerung leichter gemacht. Ein Blick auf die Synapcus^® „Kostenperspektive“ oder „Zeitperspektive“ reicht um schnell zu erkennen bei welchen Projekten, in welchen Leistungsphasen akuter Handlungsbedarf ist.

Änderungsmanagement

Ein funktionierendes Änderungsmanagement dient zum einen der Organisation von Anpassungen bereits geplanter und erledigter Aufgaben, wenn Vorgaben durch den Auftraggeber oder geänderte Planungsfaktoren geändert werden. Zum anderen bietet es dem Auftragnehmer auch eine klare haftungs- und honorarrechtliche Absicherung. Die Synapcus®„ÄMA“-Übersicht erlaubt eine schnelle und bequeme Wahrnehmung aller Change Management Arbeitspaketen, als auch die schnelle Erfassung und Freigabe von neuen ÄMA-Einträgen.

Risikomanagement

Risikomanagement ist für die Erfüllung jedes Projekts, unabhängig von der Branche, sehr wichtig. Vor allem in der Baubranche, in dem die Projekte sehr komplex sind und sehr lange dauern, hat es eine große Bedeutung. Um die Wirtschaftlichkeit des Bauprojektes nicht zu gefährden, sollte man schon in der Planungsphase des Projekts die potentiellen Risiken berücksichtigen, um ggfls. die notwendigen Maßnahmen zu planen bzw. zu nehmen.

Risiken können aus verschiedenen Quellen kommen: z. B. der Widerstand gegen Veränderungen, das Projekt kann nicht rechtzeitig fertiggestellt werden, das Projekt überschreitet das Budget, das Projekt-Team verliert ein Mitglied, ein Subunternehmer kann nicht rechtzeitig liefern oder politische Entscheidungen ändern die Abgangsbedingungen des Projektes.

Unser Synapcus^® Risiko Registry fungiert als zentraler Speicher für alle während des Projektablaufs identifizierten Risiken und enthält Informationen über die Risiken, die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen, Risikostatus sowie Vermeidungsstrategien.

Die Registry bietet einen Struktur/Workflow an, in der alle vorliegenden Probleme, die das Projektteam betreffen, auf einen Blick erfasst werden. Anschließend werden notwendige Maßnahmen eingeleitet, um die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkung der festgestellten Probleme zu verringern. Der Projektmanager fügt ständig neue Risiken hinzu und überprüft gleichzeitig die schon bestehenden. Die Risikopositionen werden in regelmäßigen Abständen durch das Projektteam bewertet.

Kaufmännische Auftragsabwicklung

Das Synapcus Auftragsabwicklungsmodul bietet Architektur- und Baufirmen:

• Unterstützung des Bauprojektmanagements in der Organisation und Erstellung von technischen Angebotsunterlagen zur Teilnahme an Vergabeverfahren
• Abrechnung von Projektaufträgen nach Leistungsstand (LS)
• Erstellung von Präsentationen und Fachveranstaltungen
• KPIs Reporting an die Geschäftsleitung mittels Synapcus-Dashboards

Mitarbeiter – Beteiligungsmatrix

Überblick aller Beteiligungen der Mitarbeiter mit „drill down“ im GANTT Diagramm

Überblick über die  Beschäftigungsquote aller Arbeitskräfte mit Soll-Ist Std.-Vergleich

• pro Tag
• pro Monat
• es wird immer den aktuellen Monat angezeigt
• durch Anpassungen der Zeitperiode in der Abfragemaske kann man das Intervall verlängern oder ändern

Dashboards und Reporting

Mit Synapcus® können Sie Ihre Daten flexibel visualisieren. Über das offene JS-API zur Dashboarderstellung lassen sich beispielsweise benutzerdefinierte Sichten im Handumdrehen erstellen.

Schluss mit komplizierten Berichtssystemen – mit Synapcus® kann man Berichte und Protokolle einfach und effizient realisieren. Verschieben Sie einfach die benötigten Darstellungen, Filter und Gruppen per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle und schon haben Sie Ihre Berichtsvorlage fertig.

Projektkommunikation

Das Synapcus^®:Base-Modul ermöglicht die nahtlose Kommunikation und Integration zwischen Mitarbeitern, Kunden, Dateien, Dokumenten und Kommunikationseinheiten ähnlich einer E-Mail oder Telefon und ist Bestandteil aller anderen Module.

Moderne Intranet-Kommunikation aufgrund der Activity-stream/wall, allgemeine Mail-Protokoll-Integration, Kontakt-und Terminmanagement erhöhen die Effizienz der Kommunikation innerhalb der Organisation.