#Home-Office: Mikroplanung mit Synapcus Aktivitäten

Als erfahrene Projektmanagerin hat Leyla mit ihrem Team unzählige Projekte erfolgreich geplant und durchgeführt. Ein Dutzend motivierter Mitarbeiter sorgte, neben der pünktlichen und präzisen Planung, für eine gute Atmosphäre im Großraumbüro. Die Witze, die Tom immer mit Monika und Tanja machte, munterten die Arbeitsatmosphäre auf. Man trankt zusammen einen Cappuccino und sprach dabei über Varianten und Planungsdetails, die besonders kniffelig waren.

Die Lösung kam immer wie von selbst, das Team lebte, kommunizierte und arbeitete kreativ im Großraumbüro.

Irgendwann, wie ein kleiner Riss in einer wertvollen Vase, kam die Nachricht, dass ein neuer Virus die Welt unsicher machen würde. Was ursprünglich als eine entfernte Besonderheiten galt, wurde schnell zur hiesigen Realität. Die Welt wurde eine andere, das Großraumbüro blieb leer. Über Wochen, dann über Monate. Projekte gab es noch, zum Glück, die Arbeitsweise änderte sich aber. “Home-Office” war nun angesagt.

Was zuerst als interessante Alternative aussah, wurde mit der Zeit immer problematischer. Das Team war doch gleichgeblieben, auch die Arbeit änderte sich nicht allzu viel. Sogar die üblichen Späße konnte Tom weiterhin über Teams und Zoom verbreiten. Trotzdem die Projekt-Deadlines wurden immer schwerer einzuhalten und die Fehlerquote wurde höher. Leyla fühlte ihr Team nicht mehr so wie früher. Die Kommunikation über Videochat gab zwar allen ein gutes Gefühl von Zusammenarbeit, dennoch die Teamproduktivität begann zu sinken.

Leyla musste etwas unternehmen.

Die klassische Planung, die nur die großen Arbeitspakete beschrieb, genügte dieser neuen Realität nicht mehr. Sie erinnerte sich an die “Mikroplanung”, ein Konzept was ihr Synapcus:ERP Tool schon immer zur Verfügung stellte. Genutzt haben sie das nicht allzu viel, die Aktivitäten im Großraumbüro mussten nicht so detailliert geplant werden. Anders jetzt im Home-Office. Leyla wollte mehr als nur Chatten und spontan, ohne Bezug, Dateien austauschen. Sie wollte die kleinsten täglichen Arbeitsschritte für jeden Teammitglied planen und die Zusammenhänge überwachen. Sie wollte die Reihenfolge der Arbeiten bestimmen und nachvollziehen.

Sie musste das Projektgeschehen wieder beherrschen.

Mit den Synapcus Aktivitäten (Multiuser ToDo’s) kann Leyla nun die Arbeit ihres Teams bestens planen und überwachen. Eine Konstruktionsänderung wird als Aktivität/Aufgabe in Synapcus angelegt und von allen Beteiligten dieser Aktivität ausgeführt. Jede/r meldet seinen Status, alle werden automatisch gleich informiert. Auch die witzigen Bemerkungen von Tom finden in den Kommentaren zur Aktivität einen Platz. Gechattet wird weiterhin mit Zoom und Microsoft Teams, aber die Arbeitsschritte werden aufgrund des Chats in Synapcus als Aktivitäten eingeplant. Die Prozesse werden in Arbeitsschritte runter gebrochen. Know-How Austausch, was bislang verbal oder via Chatt geschah, erfolgt nun digital, strukturiert. Planbar, kostenorientiert und immer nachvollziehbar. Die kleinsten Puzzle-Teile (Aufgaben) des Projektes sind nun bequem visualisierbar.

Was Leyla plant (SOLL) wird sich auch in der Zeiterfassung der Teammitglieder widerspiegeln. Dabei dokumentieren ihre Mitarbeiter in den Zeitnachweisen was tatsächlich gearbeitet wurde (IST), wie lange und welche Probleme eventuell zu beseitigen waren. Die Zeitnachweise können nun auch den Kunden vorgelegt werden, mit direkten, kausalen Anbindung am Synapcus-Projekt und 3D-Modell. Der Kunde versteht nun -auch visuell- wofür die Aufwände nötig waren.

Durch die Synapcus “Mikroplanung” bleibt das Team von Leyla auch im “Home-Office” Betrieb agil und produktiv. Leyla kann nun wieder über die Witze von Tom gut lachen, da der Kunde seine Konstruktionspläne wieder pünktlich und korrekt bekommt. Der Cappuccino schmeckt nun auch zu Hause sehr gut, wenn die Team-Produktivität stimmt.