Reisekostenabrechnung mit Synapcus

Das Synapcus-Reisekostenabrechnungsmodul wurde erweitert um auch sog. „Rundreisen“ zu ermöglichen. So kommt es häufig vor dass der/die Reisende mehrere Reiseziele (Termine) besuchen die unterschiedlichen Projekten angehören. Die Reise- und Arbeitskosten müssen auf die entsprechenden Projekt-Kostenstellen gesplittet werden. Der Schlüssel aller Kostenberechnungen ist auch hier die „Synapcus-Aktivität“. So werden für eine Rundreise mehrere Aktivitäten (z.B. „Treffen in Köln“, „Treffen in Düsseldorf“, „Meeting in Frankfurt“) erstellt und diese dem Reiseantrag zugeordnet. Jede/r Reisende muss seinen Reiseantrag ausfüllen und beantragen, die Aktivitäten können aber von der Gesamtgruppe der Reisenden genutzt werden.

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Rundreise für 2 Mitarbeiter, an 3 Termine für 2 Projekte

Die Reisenden können gemeinsam oder getrennt diese Termine wahrnehmen. So kann z.B. der Mitarbeiter Jens eine zweitägige Reise nach Köln, Düsseldorf und Frankfurt beantragen. Seine Kollegin, die Mitarbeiterin Jutta wird nur an die Aktivität „Meeting in Frankfurt“ teilnehmen, somit muss sie dann nur eine eintägige Reise unternehmen. Übernachtungskosten entstehen nur für Mitarbeiter Jens. Diese werden dem Projekt 180010 (Kunde A) zugeordnet.

Der Reiseantrag ist ein Synapcus-Workflow der von den/die Reisenden initiiert wird. Um die Reise anzutreten werden ggfls. mehrere Projektleiter und die Vertretung angefragt. Bei positiver Reaktion erhält der/die Reisende im Activity-Wall (auch über Email) signalisiert dass die Reise freigegeben wurde. Der Workflow ist von Mandant zu Mandant konfigurierbar und kann z.B. folgende Statis beinhalten: angefragt, freigegeben, gebucht, zur Abrechnung, in Abrechnung, abgeschlossen.

Der Reiseantrag stützt sich auf eine oder mehrere Termine (Aktivitäten), die am Reiseort(en) wahrgenommen werden.

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Synapcus Reiseantrag (Zuordnung der Aktivitäten zum Antrag)

Die Reiseabrechnung erfolgt ab den Status „zur Abrechnung“. Es werden Belege und Rechnungen der Verwaltungsmitarbeitern eingereicht, diese bearbeiten die Abrechnung und erstellen den Reisebericht, der alle Reisekosten beinhaltet. Es ist zu unterscheiden zwischen den Kosten die der Reisende schon aus eigener Tasche  bezahlt hat (z.B. Taxirechnungen, Bewirtungen) und Kosten die aus Rechnungen von Drittfirmen (Hotels, Restaurants, Autovermietungsfirmen) entstanden sind. Entsprechend werden diese Kosten auch abgerechnet.

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Synapcus Reisebericht (auch Druckansicht)